同窓会からの招待が届き、懐かしい気持ちになりましたが、残念ながらその日は都合がつかないです！
そんな時、どのように返信ハガキを書けばよいのでしょうか？
一部の方々は、学生時代の楽しい思い出が少なく、参加する気になれないかもしれません。
今回は、同窓会への欠席の理由や近況の報告の書き方を紹介します。
同窓会への返信ハガキの作成手順
以下の手順に従って、同窓会への欠席を伝える返信ハガキの書き方を確認しましょう。
1.出席予定の部分に二重線を引く。
2.「欠席」の前の敬語を消し、欠席を示す円印を付ける。
3.名前、住所、電話番号の前の敬語を消し、必要な情報を記入する。
※芳名の場合は、「ご芳」の部分を消します。
4.近況報告欄を記入する。
5.返信ハガキの裏面の宛名欄の「行」を消して「様」を記入します。
以上の手順で、修正を加えながら必要な情報を記入していきます。
同窓会への欠席理由の記述方法
単に欠席を伝えるだけでは形式的すぎるかもしれません。
旧友から何のメッセージもない欠席通知は、受け取る側にとって寂しいものです。
では、何を書くのが適切でしょうか。
欠席理由の記述ポイント
以下の内容を含めることで、形式的でないメッセージが作成できます。
・招待に対する感謝の気持ち
・今回は欠席することの通知
・欠席の理由
・次回の参加意向
・会が成功することへの期待と祈り
具体的な欠席理由
人によって異なる事情や状況に基づいた一般的な理由は以下の通りです。
・仕事で休むことができない
（例：海外出張、業務のピーク時）
・家族や家庭の事情
（例：重要な行事、病気の家族、子育て）
・参加費用の問題
（現在、家計が厳しいと正直に述べるのは避けた方が良い）
この中で、仕事や家庭の事情は理由として適切です。
しかし、参加費の高さを理由にする場合は、配慮を持って伝えることが重要です。
一生懸命に準備を進めている幹事に対しても敬意を表しつつ、避けられない理由で欠席することを伝えましょう。
欠席理由の例文
以下に欠席の際の文例をご紹介いたします。
自身の状況に合わせて適宜アレンジして使用してください。
個人的な理由により
今回の同窓会のご案内、心より感謝申し上げます。
大変残念ながら、個人的な理由で参加が難しい状況です。
皆様のご多幸をお祈りいたします。
友人の結婚式に参列のため
同窓会へのご招待、ありがとうございます。
しかし、その日は親しい友人の結婚式があり、欠席させていただきます。
子供の行事があるため
同窓会の準備お疲れさまです。
楽しみにしておりましたが、子供の行事と日程が重なり出席が難しい状況です。
心から残念に思います。ご挨拶を伝えてください。
長期出張のため
同窓会へのご招待ありがとうございます。
しかしながら、長期出張中のため、この度は参加できません。
次の機会にはぜひ顔を出したいと思います。
皆様にお会いできるのを楽しみにしています。
転居したため
同窓会のご案内、ありがとうございます。
転居して新しい生活を送っており、今回は参加が難しい状況です。
次回の機会にはぜひ参加したいと思います。よろしくお伝えください。
海外在住のため
同窓会へのご招待、感謝します。
現在海外に住んでおり、帰国の予定が立たないため参加ができません。
皆様と再会できることを心待ちにしております。
次回の開催時にはぜひ参加させていただきたいと思います。
同窓会の返信ハガキの近況報告の書き方
同窓会の返信ハガキには、近況を記入する欄が設けられていることが多いです。
近況を報告すべきか
近況を報告するかどうか迷う方もいらっしゃると思いますが、書いても書かなくても問題はありません。
ただし、会えない旧友たちに自分の現状を知らせることで、交流が深まることもあります。
欠席する場合は、書ける範囲で近況を報告するとよいでしょう。
近況報告の内容
近況報告には以下の内容が適しています。
・現在の住所（変更があれば）
・職業や勤務先
・家族構成の変化
・子供の有無や成長
・趣味や休日の過ごし方
・最近の出来事や変化
近況報告の例文
例-1
同窓会の連絡ありがとうございます。
現在は結婚して〇〇県に住んでいます。
新しい場所での生活には苦労もありますが、家族と共に元気に過ごしています。
今回は職務の都合上参加が難しいですが、皆様にはよろしくお伝えください。
例-2
同窓会のご案内を受け取りました。
仕事の都合で残念ながら参加できません。
家族は増え、現在は二人の子供と共に忙しい日々を送っています。
先日は子供の運動会に参加し、家族で楽しい時間を過ごしました。
みなさんによろしく伝えてください。
近況を書きたくない場合
過去に良くない記憶がある場合など、近況を書きたくないと感じる方もいるでしょう。
その場合、無理に書く必要はありません。
近況を伝えるかどうかは自由ですし、直接会って話す機会を待つのも一つの方法です。
【まとめ】同窓会での近況報告
同窓会は旧友との貴重な再会の場です。
欠席する場合でも、事前に準備を進めてくれた幹事の方々への感謝の気持ちを表現することが重要です。
また、出席できないことは残念ですが、次の機会には参加できるよう伝えると好印象です。
